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Formation des DAAF des institutions et des ministères du 6 au 7 décembre 2011

Du 6 au 7 décembre 2011, s’est tenue à Vitib (Zone franche) à Grand-Bassam, un séminaire de formation à l’intention des Directeurs des Affaires Administratives et Financières (DAAF) ainsi que des contrôleurs financiers portant sur le thème : « Exécution des dépenses publiques dans un contexte post-crise ».
Ce séminaire avait pour objectif de renforcer les capacités de gestion des Directeurs des Affaires Administratives et Financières (DAAF) des ministères et institutions sur le processus d’élaboration et d’exécution des dépenses publiques afin d’améliorer leur performance dans la conduite des opérations budgétaires.
Le séminaire a été organisé par le Ministère de l’Economie et de des Finances en collaboration avec la Direction Générale du Budget et des Finances. L’Autorité Nationale de Régulation de Marchés Publics (ANRMP) y a été associée en qualité de formateur en déroulant le système de régulation des marchés publics.
Ce séminaire s’est déroulé en deux phases : les communications en séance plénière et les travaux en atelier. Les modules ci-après ont été présentés à ces assises:

  • Module 1 : Processus d’élaboration du budget
  • Module 2 : Nomenclature budgétaire
  • Module 3 : Procédures d’exécution des dépenses publiques et régulation budgétaire
  • Module 4 : Les opérations de marchés publics : passation, approbation et régulation

Ce séminaire s’est déroulé en deux phases : les communications en séance plénière et les travaux en atelier.

I. LES COMMUNICATIONS EN SEANCES PLENIERE
En présence de tous les participants et sous la modération de Mme DIOMANDE Massanfi, Directeur des Politiques et Synthèses Budgétaires, quatre (04) modules ont fait l’objet de communications:
- Module 1 : Processus d’élaboration du budget, présenté par  Monsieur DIABA Assoukpou Roger, Directeur du Budget de l’Etat ;
- Module 2 : Nomenclature budgétaire, présenté par  Monsieur ACHY Valentin, Chargé d’Etudes à la Direction de la Réforme Budgétaire et de la   Modernisation de la Gestion Publique
- Module 3 : Procédures d’exécution des dépenses publiques et régulation budgétaire, présenté par Monsieur TIEDIE  Traoré, Directeur de l’Administration du SIGFiP
- Module 4 : Operations sur marchés Publics : Passation, approbation et régulation, présenté par Messieurs Coulibaly Non Karna, Président de l’Autorité Nationale de Régulation des Marchés Publics et BROU Yao Paul, Sous Directeur de la Formation et de l’Assistance à la Direction des marchés publics.

II. LES TRAVAUX EN ATELIER.
A la suite des communications en plénière, deux ateliers ont été constitués dans le but d’approfondir les thèmes abordés relativement aux préoccupations des DAAF dans l’exercice de leur fonction.

II.1 LES PREOCCUPATIONS SOULEVEES
II.1.1 Au titre du  processus d’élaboration du budget,
Les ateliers ont relevé :
• le recours fréquent aux lettres d’avances. Cela dénote de l’inadéquation des dotations budgétaires ;
• l’inexistence de la ligne « 6295 : Actions et interventions urgentes » dans les dotations des ministères ;
• l’absence d’un référentiel de prix entrainant des disparités dans l’application ou l’homologation des prix selon les Contrôleurs Financiers auprès des ministères ;
• la méconnaissance par certains membres de cabinet des ministères techniques des procédures d’exécution des dépenses publiques ;
• l’instabilité de la fonction des Directeurs des Affaires Administratives et Financières ;
• la non association des DAAF à la détermination des enveloppes budgétaires allouées aux ministères ainsi qu’aux séances d’arbitrage.
II.1.2 Au titre des réformes budgétaires et du processus CDMT
Les préoccupations suivantes ont été soulevées :
• la pertinence du choix des ministres techniques comme ordonnateurs principaux dans le cadre des CDMT ;
• le nouveau rôle des Directeurs des Affaires Administratives et Financières (DAAF) dans le contexte de passage aux CDMT ;
• le manque de préparation des acteurs de la dépense publique au passage de la comptabilité publique à la comptabilité privée ;
• les inquiétudes relatives à l’insuffisance des crédits budgétaires alloués dans le cadre des CDMT et la disponibilité de trésorerie ;
• le profil des gestionnaires de programme dans le cadre des CDMT ;
• l’absence d’un logiciel d’élaboration du budget dans le cadre des CDMT ;

II.1.3 Au titre de la régulation budgétaire
Les séminaristes ont fait observer :
• la difficulté d’appliquer la régulation aux contrats et aux dépenses de la classe 2 ;
• les difficultés techniques récurrentes relevées qui empêchent d’exécuter les plafonds ;
• les limites liées à une régulation mensuelle compte tenu de la modicité des plafonds autorisés ;

II.1.4 Au titre de la  procédure d’exécution budgétaire et des opérations de fin de gestion
Les problèmes ci-après ont été identifiés :
• le déficit d’information des DAAF sur les actes modificatifs du budget ;
• la question de la régularisation des avances de trésorerie consenties à l’insu des DAAF ;
• la régularisation des avances par les ministères techniques sans couverture budgétaire ;
• la non concordance des identités des opérateurs économiques sur leurs factures produites avec les informations figurant dans la base SIGFiP ;
• Le champ des dépenses imputables à la nature 6215 ;
• La mise à disposition tardive du matériel d’appui aux acteurs de l’exécution budgétaire;
• La pertinence de la prise préalable d’une décision par les Ministres techniques comme condition pour exécuter les crédits en transfert et subvention au profit des EPN et des sociétés d’Etat.

II.1.5 Au titre des procédures de passation, d’approbation et de régulation des marchés publics
Les séminaristes ont fait observer :
• l’absence du DAAF au sein de la Commission d’Ouverture  et de Jugement des Offres (COJO) ;
• l’absence d’indication sur la composition, l’ancrage et l’articulation entre la Cellule de passation des marchés publics et la DAAF ;
• le problème de l’indépendance de l’ANRMP au regard de son ancrage institutionnel ;
• l’ambiguïté du rôle de la DMP dans les COJO ;
• le refus par certains chefs de projets cofinancés de la présidence de la COJO par les DAAF ;

II.2 LES RECOMMANDATIONS
Au terme des échanges, le séminaire recommande de :

II.2.1 Au titre du processus d’élaboration du budget, et de la nomenclature budgétaire

1. renforcer les capacités des Ministres et membres des Cabinets notamment sur les procédures d’élaboration, d’exécution et de contrôle de l’exécution du budget ;
2. rédiger et diffuser un référentiel des prix applicable à toutes les dépenses ;

3. constituer un vivier de DAAF devant servir lors de la désignation de nouveaux DAAF ;

4. améliorer la procédure de préparation des budgets par la production de tous les éléments justificatifs (plans d’actions des ministères, rapports d’exécution des crédits budgétaires de l’année n-1, etc.)

5. renforcer la collaboration entre la DGBF et les DAAF dans la détermination des enveloppes budgétaires et les séances d’arbitrage ;

II.2.2 Au titre des reformes budgétaires et du processus CDMT
1. former les acteurs de l’exécution de la dépense publique au passage de la comptabilité publique à la comptabilité privée ;
2. poursuivre la réflexion sur le rôle du DAAF dans le cadre des CDMT ;
3. mener les réflexions en vue d’adopter une stratégie de mobilisation effective des ressources destinées à la mise en œuvre des programmes dans le cadre des CDMT ;
4. mettre en place au sein des DAAF des mécanismes internes pour anticiper la préparation du Budget ;
5. concevoir un logiciel pour la gestion des CDMT ;
6. mettre en œuvre un programme de formation des acteurs de la dépense publique sur les CDMT.

II.2.3 Au titre de la régulation budgétaire
1. exclure les contrats et les dépenses de la classe 2 du champ de la régulation budgétaire ;
2. adopter le mécanisme de régulation trimestrielle ;
3. résoudre avec diligence les difficultés techniques du SIGFiP.

II.2.4 Au titre de la  procédure d’exécution budgétaire et des opérations de fin de gestion
1. informer les DAAF des actes modificatifs de leur budget ;
2. mettre à la disposition des DAAF un kit SIGFiP composé d’ordinateurs, d’imprimantes, d’imprimantes à étiquette et de consommables en guise de matériels d’appui aux acteurs d’exécution budgétaire ;
3. mettre fin à l’exigence de la prise préalable d’une décision par les Ministres techniques comme condition de transferts des crédits aux EPN et aux sociétés d’Etat.

II.2.5  Au titre des procédures de passation, d’approbation et de régulation des marchés publics
1. mettre sous la tutelle des DAAF les cellules de passation des marchés publics ;
2. faire respecter la composition de la COJO conformément au code des marchés publics

II.2.6  Au titre des opérations de fin de gestion
1. Tenir compte du délai de huit jours imparti au CF dans la fixation des dates de clôtures des opérations budgétaires ;
2. Reporter les dates de clôture des opérations budgétaires 2011 pour tenir compte de la spécificité de l’exercice budgétaire 2011 et des jours passés au séminaire.

RECOMMANDATION  FINALE
1. La mise en place par la Direction Générale du Budget et des Finances d’un comité de suivi des recommandations du séminaire.

Ce séminaire de Grand-Bassam a réuni 61 apprenants qui ont fait de nombreuses recommandations au nombre desquelles, le respect de la composition des Commissions d’Ouverture des Plis et de Jugement des Offres (COJO) conformément au code des marchés publics, a, pour ainsi dire, permis à ces cadres de l'administration d'identifier les procédures adéquates en matière de gestion des dépenses publiques

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